聽金正昆為您講解接打電話的禮儀

有的同志可能有這樣的經(jīng)歷：夜深人靜，人們都已進入了夢鄉(xiāng)。突然電話鈴聲響起，拿起話筒一聽，來電者說他有急事。什么急事?趕緊問。其實根本不是什么急事，就是問你明天能不能和他一起吃頓飯，真讓人哭笑不得。這樣的電話不僅讓人煩，而且也損害了打電話者的形象。下面是本站小編給大家搜集整理的聽金正昆為您講解接打電話的禮儀。

擇時通話。通話時機的選擇看似平常，實際上很重要。有的人只以自己的情況為判斷標(biāo)準(zhǔn)，選擇自己方便的時候撥打電話，這實際上是對通話對象不夠重視、尊重的表現(xiàn)。設(shè)身處地地考慮對方的情況，是選擇通話時機的基本原則。

撥打電話要選擇通話效率高的時間，換句話來講，就是人家不會厭煩的時間。比如休息時間盡量不要給他人打電話，除非萬不得已。嚴(yán)格地講，晚上10點之后，早上7點之前，沒有什么特別的急事不要打電話。萬一有急事打電話，要先說一句“抱歉，事關(guān)緊急，打攪你了!”否則的話對方很可能會厭煩。再者，就餐時別打電話�，F(xiàn)代人工作繁忙，通常中午只有一個小時的吃飯時間，如遇電話，豈不影響食欲?另外，倘若不是重大事情，節(jié)假日不要打電話。在現(xiàn)代社會里，盡量不打擾他人的節(jié)假日休息應(yīng)該成為常識。如果是撥打國際長途電話，尤其是像美國等距離較遠的國家，還要考慮到時差的問題。當(dāng)然，秘書在工作中遇到緊急情況，可隨時與有關(guān)部門和人員電話聯(lián)絡(luò)，雖然也要注意把握分寸。

撥打電話除了要注意時間的選擇，還要注意空間的選擇。一般來講，私人電話是在家里打的，公務(wù)電話是在辦公室打的。在工作場合，撥打私人電話應(yīng)該盡量用自己的手機。此外，除非工作之需，一般是不應(yīng)在公眾場所撥打電話的，秘書人員更應(yīng)注意這一問題，切不可不管有無必要，總是旁若無人地大聲吆喝，令他人厭煩。

簡短通話。電話打多長好呢?在日常生活中撥打電話，有多少事就說多長時間，說清楚為止。但是，在秘書工作中，通話時間是宜短不宜長，要遵守電話禮儀中的“3分鐘原則”，即每次通話的時間應(yīng)該有效地控制在3分鐘之內(nèi)。當(dāng)然，這里的“3分鐘”并非是絕對的只能通話3分鐘，而是指要長話短說，廢話少說，沒話不說。撥打電話不是為了排遣寂寞，不可拿著話筒捉迷藏，一定要有時間觀念。

通話內(nèi)容精練有序。秘書人員正確把握通話內(nèi)容的一個有效方法就是要養(yǎng)成重要電話列提綱的習(xí)慣。首先，要知道通話對方有幾個電話號碼，第一個打不通就撥第二個。接通后要先做自我介紹。其次，要列出通話的事項，先講重要的事情，后講次要的事情。

禮貌掛機。結(jié)束通話后要禮貌地掛機。首先，要了解怎樣暗示對方終止通話。其標(biāo)準(zhǔn)化的做法就是重復(fù)要點，比如：“陳部長，那我們這次就說好了，請您下個星期一參加我們單位的專家論證會。如果沒有記錯的話，我應(yīng)該讓司機于下周一早晨8點到您家樓下，接您過來�！边@就是重復(fù)要點的方法，以免對方記錯了，或者忘記了，同時也說明秘書人員訓(xùn)練有素，不說廢話。

其次，要熟知掛機的順序。不少秘書人員以為通話完畢應(yīng)該由對方先掛斷電話，這雖然是出于禮貌，但實際上卻行不通。從禮儀角度來說，通話完畢應(yīng)該由地位高者先掛斷電話。對秘書人員來說，應(yīng)該由上級先掛，客人先掛。如遇特殊情況，即通話雙方地位一樣，都是秘書，性別相同，年齡相仿，此時一般就是誰先撥打誰先掛斷。

鈴響不過3聲。撥打電話要注意“通話3分鐘”原則，而接聽電話則要遵循“鈴響不過3聲”原則，及時接聽電話，尤其是有約在先的電話。約好通話而不接是嚴(yán)重的失禮行為。當(dāng)然，訓(xùn)練有素的秘書人員應(yīng)該在電話鈴聲響兩三聲后再接，如果鈴聲剛一響就接，很可能電話會掉線。倘若電話鈴聲響到6聲以上才接，接電話的人應(yīng)該首先向?qū)Ψ街虑福骸氨��?讓您久等了。”

要安排合理而有序的表達。作為秘書人員，要盡量親自接聽電話，尤其是有約在先的電話，不要隨便讓別人代接電話。而且，對于秘書人員，更多的是要代領(lǐng)導(dǎo)接聽電話。如果領(lǐng)導(dǎo)不在的話，秘書人員應(yīng)該首先告訴對方領(lǐng)導(dǎo)不在，然后才能問對方的身份，來電為何事，是否需要轉(zhuǎn)達等。千萬不可先盤問對方，再說領(lǐng)導(dǎo)不在，以免對方誤以為領(lǐng)導(dǎo)有意回避。接聽電話也要首先“自報家門”，自我介紹身份，其好處就是萬一對方撥錯了，不至于一錯再錯。

正確處理打錯的電話。當(dāng)我們接聽到對方撥錯的電話，首先仍然要向?qū)Ψ絾柡茫�說明電話撥錯了。然后要將本單位的電話號碼重復(fù)一下，讓對方驗證。

在日常工作中，電話中斷是經(jīng)常遇到的情況，尤其是手機，說著說著就斷了，可能是沒電了，也可能是掉線了。遇到這種情況，秘書人員有責(zé)任告訴對方，自己所在的位置可能網(wǎng)絡(luò)沒有覆蓋，并請對方指定一個時間，我們撥打過去。萬一沒有一點先兆，電話“啪”地就斷了，要馬上把電話打回去，打回去的時候第一句話就要道歉，并告知對方電話掉線了，或者說電池用完了。把電話首先打回去，這是對他人的尊重。如欲同對方另約其他時間通話，應(yīng)該說好自己將按時主動撥打?qū)Ψ降碾娫挕?/p>